Excel实用技巧：提取销售数据、电话号码快速填充，一秒帮你搞定-善记事

Excel快速填充功能到底有多牛?

简单来说，它能把经典的函数使用场景都给秒杀掉。比如提取身份证中的出生日期，以前你需要使用MID函数进行提取。现在，用快速填充瞬间就实现了。

又比如，一列数据中包含了姓名和手机号码，这时你需要进行数据拆分，快速填充可以实现智能识别。

提取销售数量和括号中的电话号码?以前用函数公式，估计半天都做不出来。快速填充，一秒帮你搞定。

看到这里，如果你以为这就是快速填充的全部功能，那你就错了。

今天我们就来看一看Excel快速填充到底有哪些功能。

快速填充功能是Excel 2013及以上版本才拥有的，它可以根据当前输入的一组或多组数据，参考前一列或后一列中的数据来智能识别数据的规律，然后按照规律进行数据填充，这样可以提高数据处理的效率。

Excel中的快速填充功能主要体现在添加字符、提取数据、规范数字格式和合并字符4个方面。

1、添加字符

当需要向已知的字符串中添加字符，如为员工编号添加公司代码、为电话号码添加分隔符“-”、为日期添加斜杠“/”等时，手动添加效率会非常慢，而且容易出错。

但利用快速填充功能，则可自动根据输入的数据特点，识别你的填充意图，快速填充需要的数据。

例如，在“员工基本信息表”中为手机号码添加分隔符(-)，具体操作步骤如下。

步骤01 在工作表的“联系电话”列后面插入一列空白单元格，在K2:K3单元格区域中使用分隔符区分手机号码，然后选择K3单元格，单击【数据工具】组中的【快速填充】按钮，如下图所示。

步骤02 即可根据前一列数据，自动快速填充数据，效果如下图所示。

专家点拨：在执行快速填充操作时，可以按【Ctrl+E】组合键来实现。

2、提取数据

Excel 2013以前的版本中，提取字符串中的字符只能通过LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取，而在Excel 2013及以上版本中，通过快速填充功能就能快速完成。

如果要将下图字符串中的数字提取出来，但由于源数据缺乏规律，因此使用函数无法提取出来。

这时就可以使用快速填充功能来实现。

操作方法是：在各字段下的第1行中输入提取的数字，选择第2行中的单元格，按【Ctrl+E】组合键，就能根据第1行的提取规律将内容提取出来并填充到单元格中，如下图所示。

专家点拨：在填充数据时，按【Ctrl+E】组合键后，若打开如下图所示的提示对话框，表示Excel不能根据输入的数据识别出填充规律，则需要重新输入带规律的数据，或者多输出几组数据，以更好地识别出填充规律。

例如，要提取身份证号码中的出生年月，相对于使用MID函数而言，使用快速填充功能提取速度更快。但需要注意的是，使用快速填充功能提取出来的是字符，所以在提取出生年月时，需要先设置单元格的日期格式。具体操作步骤如下。

步骤01 在工作表中选中G2:G21单元格区域，打开【设置单元格格式】对话框，将【数字】选项卡【分类】设置为【自定义】，将【类型】设置为【yyyy/mm/dd】，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤02 在G2:G4单元格区域中输入前3位员工的出生年月，然后选择G5单元格，按【Ctrl+E】组合键，将根据前面3个单元格中数据的规律，智能提取员工的出生年月，如下图所示。

专家点拨：当“快速填充”的结果不准确时，可以多给出两个示例，这样就能更准确地识别。例如本例中，如果只输入前一位员工的出生年月，则填充的员工出生日期将全部是“25”，输入前两位员工的出生年月，则识别出的员工出生日期将全部是“15”和“25”，只有输入3位员工的出生年月，才能正确识别出员工的出生日期。

3、规范数字格式

如果在表格中输入了像“2011.11.12”和“11.11.12”这样的日期格式，但Excel并不能识别这样的日期格式。

因此，对于这样的日期格式既不能通过格式转换为日期，也不能参与日期的计算。针对这一情况，可以使用快速填充功能来实现。

在不规范的日期格式后面插入一列空白列，根据前一列数据输入一组示例，然后按【Ctrl+E】组合键，将前一列不规范的日期格式转换为规范的日期格式，如下图所示。完成正确转换后，可将有不规范数字格式的那列数据删除即可。

专家点拨：不管是不规范的日期格式，还是不规范的数值格式、货币格式等都能通过快速填充功能进行规范。

4、合并字符

当需要将工作表中多个单元格中的数据合并到一个单元格时，很多人习惯使用合并字符“&”来实现。其实，通过快速填充功能也能轻易实现，并且合并时还能对多列数据的顺序进行调整。

例如，当需要将“员工基本信息表”中的“街道”和“市区”列合并到“住址”列，并按“市区—街道”的顺序进行合并时，可先在“住址”列的第1个单元格中输入符合顺序的员工地址，再选择第2个单元格，按【Ctrl+E】组合键，即可快速合并字符，并填充在单元格中，如下图所示。

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